22 de diciembre de 2011

Terminología básica de los Blogs


Ajax – abreviatura de Asynchronous JavaScript and XML. Sirve para crear aplicaciones web interactivas.
Archivos – el conjunto de posts o artículos de un blog dispuestos en una sola página. Pueden ordenarse por categoría, fecha…etc.
Atom – un formato específico de feed.
Audioblogging – es una variante de blogging usando audio en lugar de texto.
Blog – ( abrev. de Weblog ) es un tipo de página web con una serie de artículos ordenados cronológicamente desde el más reciente, situados al principio de la página, al más antiguo situado hacia el final o la parte de abajo.
Blogadicto – Síndrome adictivo provocado por la actividad obsesiva del bloguero infomaníaco. Es una patología de la información, sin definición clínica, que se relaciona con la infoxicación y la disponibilidad permanente que promocionan los servicios ofrecidos a través de la banda ancha. El término anglosajón para el blogadicto sería Blogaholic
Blogger – plataforma de blogs creada por Google.
Blogger/Bloguer – persona que escribe en un blog.
Blogging – la acción de postear o escribir en los blogs.
Bloglines – es un agregador de feeds que muestra el contenido de los blogs sin necesidad de acudir a su página.
Blogosfera – el conjunto de blogs y bloguers de Internet.
Blogroll – lista de enlaces en la barra lateral de un blog.
Categorías – clasificación de los artículos de un blog por temas.
Comentarios – las opiniones o la opción de que un lector de un blog deje su opinión en él.
Creative Commons – un abanico de licencias que abarcan desde el tradicional sistema de derechos de autor hasta el dominio público.
Del.icio.us – marcador para compartir posts.
Edublog – blog orientado a la educación.
Feed – Se emplea para denominar a los documentos con formato RSS o Atom, basados en XML, que permiten a los agregadores recoger información de páginas web.
Feedblitz – gestor de suscripciones por correo.
Feedburner – sistema de gestión de feeds muy popular y que ofrece diversas herramientas.
Flickr- servicio que permite compartir fotos y publicarlas en tu blog.
Footer – (pie) la parte de abajo de un blog que suele mostrar enlaces de navegación y copyrights.
Fotolog – un blog creado principalmente a partir de fotos e imágenes.
FTP – (abrev. file transfer protocol). Protocolo que permite la transferencia de archivos desde y a un servidor de alojmamiento.
Header – (cabecera) la parte superior del blog, donde suele mostrarse el título.
Linkbaiting – el hábito de escribir buenos contenidos con el objetivo de ser enlazado desde varios sitios.
Live Bookmarks – una característica del navegador Firefox. Se actualiza automáticamente con los últimos contenidos de la web.
LiveJournal – plataforma gratuita de blogging.
Metablog – un blog sobre blogging.
Moblogging – también llamados moblogs. Un blog escrito y mantenido a través de un teléfono móvil.
Movable Type – sistema de blogs utilizable al adquirir una licencia de pago.
Odeo – un tipo de agregador utilizado para descargar automáticamente podcasts.
OPML – (abrev. de Outline Processor Markup Language.) En formato XML , permite importar y exportar fácilmente diferentes suscripciones a múltiples blogs entre distintos agregadores de feeds o RSS.
Page Rank – sistema que utiliza Google para medir la importancia de una página.
Permalink – enlace a un artículo concreto.
Photolog- un blog creado principalmente a partir de fotos e imágenes.
Ping- (abrev. de Packet Internet Grouper) Sistema que permite notificar a distintos servicios acerca de las actualizaciones de tu blog.
Pingback – Ver trackback.
Pingomatic, Pingoat – servicios para hacer ping a varios sitios.
Plugins – pequeños archivos que añaden mayores funcionalidades y características a tu blog.
Podcasting – sistema de distribución de archivos multimedia (audio y video) utilizando feeds para reproducirlos en móviles y ordenadores.
Problogger – bloguer profesional.
RSS – (abrev. de really simple syndication)familia de formatos de feeds utilizados para la sindicación de contenidos. Really Simple Syndication (RSS 2.0), Rich Site Summary (RSS 0.91, RSS 1.0), RDF Site Summary (RSS 0.9 and 1.0)
SEO – ( abrev. de search engine optimization). Para mejorar tu posición en los buscadores.
Spam – mensajes no solicitados que suelen atacar a los blogs a través de los comentarios.
Splog- un spam blog
Tag cloud – mostrar una lista de etiquetas o palabras clave en un blog.
Tags – adjuntar palabras clave a los artículos para asociarlos a posts similares.
Technorati – un buscador en tiempo real que muestra lo que sucede en la blogosfera.
Template – el diseño o plantilla de un blog.
Trackback – sistema mediante el cual se envia un ping a otro blog con la intención de notificarle que un artículo de su blog ha sido mencionado en el tuyo.
Troll – Un «troll» de Internet es el (normalmente es un él) que siente placer al sembrar discordia en Internet. Intenta iniciar discusiones y ofender a la gente.
Typepad – sistema de blogs utilizable al adquirir una licencia de pago.
Vlogging – también llamado video blogging. Una variante de blog que usa video en lugar de texto.
Weblog – es un tipo de página web con una serie de artículos ordenados cronológicamente desde el más reciente, situados al principio de la página, al más antiguo situado hacia el final o la parte de abajo.
Web Feed- permite a los usuarios a suscribirse a sitios web que modifican o añaden contenido regularmente.
Wiki – base de conocimiento colaborativa que permite a los lectores añadir y editar contenido.
WordPress – plataforma gratuita de blogs desarrollada principalmente por Matt Mullenweg. Uno de los sistemas más populares.
XFN – (abrev. de XHTML Friends Network). Una forma simple de representar relaciones humanas a través de hipervínculos.
XML – (abrev. de eXtensible Markup Language). Es un lenguaje extensible de etiquetas utilizado como formato en la sindicación de contenidos de los blogs.

Probable periodo de implementación de un Sistema de Gestión de Documentos

El periodo de implementación de un sistema de gestión de documento para una empresa y otra es muy variante dependiendo de varios factores como el tamaño de la empresa, las necesidades de documentación que tenga, etc.
A continuación se muestra un ejemplo de Fases para establecer un sistema de gestión documental:
Fases para establecer el sistema de gestion documental.
Definidos los conceptos y elementos constitutivos del Sistema de Gestión Documental (SGD) en una organización, debe considerarse básico adoptar una metodología que responda a una flexibilidad, a una adecuación propia del sistema y a la organización de la estructura informativa en cuestión.
Se trata de aplicar la metodología de sistemas, la misma que tiene amplia aceptación en el ámbito del desarrollo de sistemas de información.
Bajo esa introducción es pertinente señalar que existen cinco fases en las cuales basar el diseño del Sistema de Gestión Documental, estas fases suponen:

Primera Fase. Desarrollar un Plan Global.

Es importante desarrollar un plan global que represente al Sistema de Gestión Documental, el mismo que puede estar inmerso dentro del Sistema de Gestión de Información (SGI), lo importante es que el plan global pueda estar totalmente compatibilizado con los objetivos, metas, misión y visión de la organización, esto garantiza la plenitud del desarrollo, por constituir el alma de la organización.
En la elaboración del plan global es necesario considerar, la identificación de los problemas, los objetivos general y específicos del plan y los recursos a tomar en cuenta. Es muy importante considerar que al desarrollar el plan global se forme un grupo de profesionales que usualmente existen en la organización, estos son especialistas en organización y métodos, en sistemas y en documentación o archivística. Este equipo debe trabajar en forma coordinada y dinámica en los detalles del plan global y la ejecución del Sistema de Gestión Documental.

Segunda Fase. Estudio de viabilidad, análisis de sistemas.
Esta área, cuyo propósito es realizar un estudio, con la viabilidad de aplicación del Sistema de Gestión Documental (SGD) tiene varios determinantes, que son: revisar, analizar y documentar el estudio.
Parte fundamental que comprende los pasos de recopilar información básica y fundamental para analizar la viabilidad del Sistema de Gestión Documental (SGD), generalmente se basa en sistemas anteriores o existentes, a fin de que estos tengan fundamentos que deben ser analizados y documentados de manera adecuada y respectivamente.

1.  Alcance del proyecto
En esta parte se debe mencionar los alcances del proyecto SGD, con las posibilidades de hacerlo realidad cubriendo los ámbitos locales y/o regionales (en caso de ser geográficamente distantes) para proyectarlo hacia el futuro.
2.  Modelo lógico actual de procesos.
Basado en la experiencia propia de la organización respecto de los modelos lógicos organizacionales ya desarrollados, sin duda que se deben adoptar y/o replantear dichos procesos internos vigentes, estos generalmente se expresan en los flujogramas, flujos procedimentales, flujos documentales y otros. Todos ellos deben responder a procesos lógicos
3. Debe relacionarse entre costobeneficio y costo eficacia.
Como respuesta adicional también debe incluirse los estudios de costo-beneficio de la implementación del Sistema de Gestión Documental (SGD), ellos responderán al análisis de comparaciones entre el nuevo sistema, el viejo sistema u otros existentes en el mercado.
Adicionalmente, también se debe mencionar la relación del costo con la eficacia en las diferentes operaciones procesales y documentales, con diagramas adicionales que demuestren dicho proposito.

Tercera Fase. Diseño del Sistema de Gestión Documental ( SGD).

Esta fase supone la consecución de cuatro etapas ineludibles, los mismos que tienen mucho que ver con el plan global y los objetivos del Sistema de Gestión Documental (SGD) que se propone:
La Etapa de Identificación de las Necesidades de Información.
Es una etapa que permite identificar las necesidades de información en base a demandas planteadas, esta identificación debe cubrir esencialmente a los usuarios de la información, y estos suelen clasificarse generalmente en dos tipos de usuarios claramente diferenciados, es decir Usuarios Internos (los funcionarios en general) y los Usuarios Externos (aquellos que demandas un servicio a la organización).
Se trata en esta ocasión de identificar las necesidades de información entorno a temas, asuntos generales y asuntos específicos atribuibles a la organización, los cuales viene desarrollando la institución como actividades cotidianas.
Sin duda alguna estos parámetros se especifican con mayor detalle en los manuales de funciones, manuales de organización y reglamentado en sus normas y procedimientos de la propia organización.
Por otro lado, es importante identificar los soportes en los cuales suelen requerir los usuarios, dicha información, la tendencia actual es distribuir en formatos HTML, CD-ROM y diskettes, y en otras en papel.
Esta información tiene que ser bidireccional, es decir el sistema comunica al usuario, como el usuario se comunica con el sistema.
El usuario tiene que acceder a la información digital desde cualquier plataforma o sistema, de tal manera que los documentos sean fácilmente identificables y portables cuando se los requiera. Por otro lado se debe ofrecer la información con carácter de interactividad hacia el usuario, de tal manera que el mismo pueda interactuar.
Se sugiere la aplicación del formato HTML, el mismo que permite una aplicación sencilla en Internet o en Intranet, por tener ventajas de que el usuario no requiere mayores aprendizajes sobre el mismo.
En concreto, las necesidades de información de los usuarios deben estar orientados a determinar una adecuación del mejor sistema de comunicación en la que se incluyan esencialmente los formatos, los navegadores o interfases amigables, la adecuación a plataformas de red y sobre todo que permita la interactividad usuario-sistema.
La Definición de documentos que se van a gestionar.
Es importante mencionar que el concepto de documento que formaría parte del Sistema de Gestión Documental (SGD) en una organización, no solo es el que ingresa en él, sino también aquel que se produce, edita y distribuye en la organización y fuera de ella.
Con ese marco definido, es importante en esta segunda etapa, definir los tipos documentales que se producirán, editarán y distribuirán, en este caso se tendrá que tomar en cuenta todas las normas que existen en esta materia dentro la organización a la cual pertenece el Sistema de Gestión Documental (SGD) con la finalidad de que ellos superen los controles de calidad.
Es muy importante tomar en cuenta en los documentos, los ciclos de vida, las estructura, el formato y medio físico de los mismos a fin de que sean los más adecuados a las características del usuario, en este caso son muy importantes las interfases que ayudan al usuario a comprender el contenido de los documentos.
También es importante que la presentación de los documentos esté determinada por el soporte y el formato, los mismos que se puede digitalizar y diseñar formatos normalizados con el objetivo establecer hiperenlaces e interfases gráficas.
Por otro lado es importante tomar en cuenta la producción y distribución de los documentos, y para ello debemos responder a las siguientes preguntas; Cuándo, Cómo y Dónde produciremos y distribuiremos nuestros productos documentales?. También es necesario la producción de documentos secundarios que se presenten cuando hacen referencia a primarios, como son las listas, catálogos e índices.
Todas las anteriores características pueden adoptar diferentes formatos, como los HTML, Documentos tipo Word, Acrobat, Texto, con extensión doc, pdf, y txt. Todas estas características deben responder a las necesidades del usuario, bajo las siguientes condiciones:
1. El formato debe ser absolutamente fiel al original.
2. El formato debe facilitar su manejo.
3. Debe responder a la interactividad con el usuario para relacionar los campos.
4. Debe existir un programa de interpretación de dicho formato (fácil)
Por último en esta etapa, se planifica la identificación de los documentos gestionados por el sistema, con propósitos de su adecuada organización, edición y distribución, en este caso tas Bases de Datos tienen que permitir el almacenamiento y recuperacion de la memoria institucional y el fondo documental del sistema para el cual se emplearían las técnicas de archivística y documentación que conocemos.
Elaborar el plan de construcción del lenguaje documental.
Esta etapa se caracteriza por la construcción de un lenguaje de recuperación de información almacenada que esté normalizado y que permita la clasificación de los documentos además de la utilización de herramientas que permitan la indización de documentos electrónicos PDF, TXT, Bases de Datos, para en lo posterior recuperar a través de búsquedas interactivas basados en las expresiones booleanas cuyos operadores principales sean AND, OR, NOT además de la utilización de comodines de truncamiento de palabras sea por campos específicos.
Estudiar alternativas tecnológicas para el Sistema de Gestión Documental (SGD).
La última etapa tiene el objetivo fundamental de aplicar la mejor tecnología que permita:
1. Editar y difundir los documentos en formato digital de forma ágil y con interfases amigables.
2. Indizar de manera automática un conjunto de documentos.
3. Facilitar al usuario el acceso a los documentos y la información que necesita.
En este caso las tecnologías más actuales suelen ofrecer diseño de documentos hipertexto y de interfases gráficas a fin de hacerlas más dinámicas. Se ha notado que la aplicación de hipertextos permite realizar la indización asociativa a través de términos seleccionados y establecer hiperenlaces.
Por otro lado las tecnologías que permiten el trabajo corporativo se basan esencialmente en el correo electrónico, acceso a bases de datos documentales compartidas, coordinación basada en el flujo de trabajo.
Las tecnologías adoptadas tienen que permitir, potenciar y desarrollar el trabajo corporativo, el trabajo en red, apoyado ineludiblemente en la Intranet, con plataformas bien definidas.
De lo que se trata es de recuperar y difundir la información documental haciendo énfasis a la exhaustividad, pertinencia, precisión, rapidez y economía.

Cuarta Fase. Implantación del sistema.

Después de elaborar el plan, analizado y diseñado el Sistema de Gestión Documental, se debe implementarlo en la vía práctica, para comprobar y realizar las operaciones materiales e intelectuales que constituyen la cadena documentaria con la producción, edición y distribución de los productos documentales.
Para esta fase, es necesario aplicar algunos elementos que se establecieron en el plan, cual es aplicar según cronograma, las tareas y actividades. Probablemente se plantee llevar a cabo una prueba piloto por un breve tiempo, a fin de retroalimentar al sistema.

Quinta Fase. Control y mantenimiento del sistema.

Esta última fase que resulta la más importante de todas, permitirá el perfeccionamiento de los resultados planteados en sus inicios. Es el momento en que se expresa el control y la auténtica gestión documental de la organización. Para ello se debe hacer énfasis en lo siguiente:
El funcionamiento en este caso se constituye en el principal mecanismo de enlace con todos los usuarios relacionados con el Sistema de Gestión Documental, el hecho de mostrar las ventajas del sistema y las inigualables contribuciones a la gestión administrativa del organismo, y como consecuencia el logro de objetivos se constituye en el pilar fundamental para entrar en un mundo de flujo de información y documentación adecuadamente controlada.
Otro elemento importante es la explotación de las disponibilidades documentales de la información idóneamente seleccionada para la toma de decisiones en cualquier nivel de la estructura administrativa de la organización.
Por otro lado, es sumamente importante realizar de forma permanentemente el mantenimiento de los documentos en todas sus etapas mismas que constituyen en la cadena documentaria y especialmente en el ciclo de vida de los documentos. Son aspectos que sin duda permitirán ingresar a otra era del tratamiento documental con un Sistema de Gestión Documental basado en la automatización y la aplicación de las nuevas tecnologías digitales.
A raíz del control y obviamente del mantenimiento documental en el Sistema, surgen sin duda, una serie de tareas operativas e intelectuales que hay que manejarlas a nivel de decisiones, más eficientes, corno es por ejemplo el Archivar y el Expurgar, procesos que requieren también del apoyo del Sistema de Gestión Documental de manera implícita. Para ello es necesario entrar en otras áreas del manejo documental, cuales son temas jurídicos, etc.

Proveedores nacionales e internacionales de Sistemas de Gestión de Documentos.


  • Proveedores Nacionales:
-     CENTURY SYSTEMS
Administration Digital de Documentos

      SIF AMERICA S.A. Sucursal Paraguay con su producto Sm@rc – Smart Archive

  • Proveedores Internacionales:
·     Microsoft, IBM.

Otras empresas:

·     DocuWare AG con su sistema de gestión documental DocuWare.

·     Cadema Informática de España con su producto GIT-DOC (un sistema integrado de gestión documental)

Alternativas software libre:

Alfresco es un sistema de administración de contenidos libre, basado en estándares abiertos y de escala empresarial para sistemas operativos tipo Unix y Otros

OpenKM se centra en crear un Sistema de Gestión Documental Open Source, que debido a sus características, puede usarse tanto en grandes empresas como en las PYMES. Es una herramienta muy útil para Gestión del Conocimiento, proporcionando una alternativa flexible y con menores costes que otras aplicaciones propietarias.
 


Jahia es un servidor de aplicación que realiza las funciones de portal empresarial, de servidores, gestión de documentos, gestión de negocios de servidores, motores de búsqueda y sitios de colaboración.

Aplicaciones en los negocios de los Sistemas de Gestión de Documentos.


La Gestión Documental proporciona una solución integral para la gestión de todo tipo de documentos utilizados en una organización. Archivos administrativos, contables, documentación técnica y cualquier otro documento manejado en el negocio. 

Permite mantener un control sobre los documentos de facturas, remitos y pedidos de una empresa, gestionando diferentes permisos para que personas de diferentes departamentos puedan acceder a unos y otros.

Integra cualquier tipo de documentación permitiendo al usuario una gestión homogénea y transparente independientemente de su origen.

Incorporar documentos de orígenes y formatos diversos como: papel, fax, listados, EDI, procesador de textos y hojas de cálculo.
Todos los documentos: se pueden archivar como una imagen en formato PDF del documento, permitiendo su lectura e impresiones futuras y su fácil distribución, gracias a que los lectores del formato PDF, son mundialmente conocidos y de libre distribución (estándar).

Las bases de datos: tienen en la actualidad un gran protagonismo en los sistemas de Gestión Documental. La aparición de la informática en las empresas involucra ampliamente a la gestión documental y en algunos casos las bases de datos están reemplazando a los documentos como un soporte de información en las organizaciones.

Los programas: utilizados para la gestión de la documentación se pueden mencionar los escáneres o también llamados dispositivos de digitalización en donde los documentos originales son preparados para ser digitalizados, luego guardados y posteriormente almacenados. 

Las redes informáticas: permiten que los usuarios puedan acceder a la información que se encuentra almacenada en los servidores como también la utilización de Internet como un medio de acceso.

Los usuarios: pueden acceder a la base de datos por medio de una cuenta en donde podrán realizar la consulta que necesiten considerando los niveles de seguridad asignados para cada una de las cuentas.


Ventajas y desventajas de los Sistemas de Gestión de Documentos


Ventajas:

- Rapidez y acceso inmediato
-           
-              * Acceso instantáneo a toda la documentación.
-              * Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo.
-              * Resolución del problema de localización.
-              * Control total sobre la documentación einformación.
-              * Información compartida entre diferentes usuarios.
-              * Fácil y rápida distribución o envío de documentos.
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-        - Ahorro material
-           
-              * Ahorro en impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,...).
-              * Eliminación de desplazamientos.
-              * Ahorro de espacio físico.
-           
-          - Seguridad y fiabilidad
-           
-              * Custodia de alta seguridad para documentos de gran valor o confidencialidad.
-              * Sustitución de documentos impresos por réplicas electrónicas.
-              * Evita la duplicidad de documentos.
                                        
-     Posibles desventajas:

·              *  Factor económico, la aplicación de este tipo de sistemas conlleva una inversión monetaria importante.
·              * Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una computadora o un servidor si los protocolos de seguridad están por debajo del nivel aceptable
·              * Hay que definir planes de redundancia (es decir, siempre hay que almacenar la información en   servidor de respaldo secundario que esté ubicado a distancia) para poder recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación
·              *Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de rastreabilidad y resguardo de la información

Concepto de Sistema de Gestión de Documentos


La administración y el control del enorme volumen de los documentos externos e internos, que forman parte de los procesos de negocios en la administración pública o empresarial, se ha convertido en un reto que ha promovido la adopción de diferentes herramientas que facilitan su gestión, nos brindan mejoras importantes en su control y aportan considerables reducciones de tiempo de búsqueda, manipulación y ahorro de gastos, muy significativos en nuestros procesos administrativos.

Estos sistemas, cada día son más sofisticados y pueden incluir en su gestión también objetos multimedia como imágenes, audio y video. Aunque se solape con la definición de los Sistemas de Gestión de Contenidos, no queremos confundirlo, ya que el término de Gestión de Contenidos se aplica más específicamente a los objetos y la información usada en un entorno Web.

Según la Wikipedia.org:

"Software de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, que rastrean y almacenan documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos."

Como vemos aquí se ha traducido la palabra "System" por "Software". Normalmente un sistema de gestión documental se compone de software (herramientas / programas) más o menos integrados. La elección de utilizar herramientas individuales o un sistema integrado, depende realmente de la complejidad del proceso que se quiera gestionar y el nivel de integración de los programas con los procesos administrativos.

Hay una gran variedad de "sistemas" de gestión documental. Su funcionalidad puede empezar por algo tan simple como el registro de documentación que entra y sale, hasta permitir un control de procesos tan sofisticados que cubran cada paso del ciclo de vida de un documento, incluyendo sus documentos relacionados, y llegan a automatizar al máximo procesos de negocio que atraviesan varios departamentos.

Es importante resaltar que antes de embarcarse en un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental es imprescindible marcar los objetivos que se quiere alcanzar y hacer un análisis exhaustivo de los procesos a incluir en su gestión. Para ello hay que contar con los servicios de expertos en la materia, que ofrecen orientación hacia la solución más idónea. Sólo así se podrá asegurar que la inversión en el sistema nos aporte los resultados esperados. Hay una larga lista de proyectos que fallaron por subestimar la importancia de una preparación adecuada.

Un sistema de gestión documental avanzado tiene su "corazón" en una base de datos donde la información se encuentra almacenada de tal forma, que puede ser encontrada y recuperada, de forma sencilla y controlada. Pero con almacenar la información de forma estructurada sólo tenemos una parte de la ecuación. El "cerebro" que gobierna el sistema es la lógica del workflow, que permite crear dependencias entre documentos y procesos y enlazar dicha información en unos flujos flexibles y previamente definidos.

Paso indispensable para poder implementar un "workflow" o flujo de trabajo tan sofisticado, es que el máximo de documentación posible se encuentre en formato digital.



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