Ventajas y desventajas de los Sistemas de Gestión de Documentos

Ventajas:

- Rapidez y acceso inmediato

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-              * Acceso instantáneo a toda la documentación.

-              * Reducción de tiempo de consultas y tareas de archivo.

-              * Resolución del problema de localización.

-              * Control total sobre la documentación einformación.

-              * Información compartida entre diferentes usuarios.

-              * Fácil y rápida distribución o envío de documentos.

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-        - Ahorro material

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-              * Ahorro en impresión de documentos (fotocopias, copias impresas,...).

-              * Eliminación de desplazamientos.

-              * Ahorro de espacio físico.

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-          - Seguridad y fiabilidad

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-              * Custodia de alta seguridad para documentos de gran valor o confidencialidad.

-              * Sustitución de documentos impresos por réplicas electrónicas.

-              * Evita la duplicidad de documentos.

                                        

-     Posibles desventajas:

·              *  Factor económico, la aplicación de este tipo de sistemas conlleva una inversión monetaria importante.

·              * Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una computadora o un servidor si los protocolos de seguridad están por debajo del nivel aceptable

·              * Hay que definir planes de redundancia (es decir, siempre hay que almacenar la información en   servidor de respaldo secundario que esté ubicado a distancia) para poder recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación

·              *Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de rastreabilidad y resguardo de la información