El periodo de
implementación de un sistema de gestión de documento para una empresa y otra es
muy variante dependiendo de varios factores como el tamaño de la empresa, las
necesidades de documentación que tenga, etc.
A continuación se muestra
un ejemplo de Fases para establecer un sistema de gestión documental:
Fases para establecer el
sistema de gestion documental.
Definidos
los conceptos y elementos constitutivos del Sistema de Gestión Documental (SGD)
en una organización, debe considerarse básico adoptar una metodología que
responda a una flexibilidad, a una adecuación propia del sistema y a la
organización de la estructura informativa en cuestión.
Se trata
de aplicar la metodología de sistemas, la misma que tiene amplia aceptación en
el ámbito del desarrollo de sistemas de información.
Bajo esa
introducción es pertinente señalar que existen cinco fases en las cuales basar
el diseño del Sistema de Gestión Documental, estas fases suponen:
Primera
Fase. Desarrollar un Plan Global.
Es
importante desarrollar un plan global que represente al Sistema de Gestión
Documental, el mismo que puede estar inmerso dentro del Sistema de Gestión de
Información (SGI), lo importante es que el plan global pueda estar totalmente
compatibilizado con los objetivos, metas, misión y visión de la organización,
esto garantiza la plenitud del desarrollo, por constituir el alma de la
organización.
En la
elaboración del plan global es necesario considerar, la identificación de los
problemas, los objetivos general y específicos del plan y los recursos a tomar
en cuenta. Es muy importante considerar que al desarrollar el plan global se
forme un grupo de profesionales que usualmente existen en la organización,
estos son especialistas en organización y métodos, en sistemas y en
documentación o archivística. Este equipo debe trabajar en forma coordinada y
dinámica en los detalles del plan global y la ejecución del Sistema de Gestión
Documental.
Segunda
Fase. Estudio de viabilidad, análisis de sistemas.
Esta área,
cuyo propósito es realizar un estudio, con la viabilidad de aplicación del
Sistema de Gestión Documental (SGD) tiene varios determinantes, que son: revisar,
analizar y documentar el estudio.
Parte
fundamental que comprende los pasos de recopilar información básica y
fundamental para analizar la viabilidad del Sistema de Gestión Documental
(SGD), generalmente se basa en sistemas anteriores o existentes, a fin de que
estos tengan fundamentos que deben ser analizados y documentados de manera
adecuada y respectivamente.
1. Alcance
del proyecto
En esta
parte se debe mencionar los alcances del proyecto SGD, con las posibilidades de
hacerlo realidad cubriendo los ámbitos locales y/o regionales (en caso de ser
geográficamente distantes) para proyectarlo hacia el futuro.
2. Modelo
lógico actual de procesos.
Basado en
la experiencia propia de la organización respecto de los modelos lógicos
organizacionales ya desarrollados, sin duda que se deben adoptar y/o replantear
dichos procesos internos vigentes, estos generalmente se expresan en los
flujogramas, flujos procedimentales, flujos documentales y otros. Todos ellos
deben responder a procesos lógicos
3. Debe
relacionarse entre costobeneficio y costo eficacia.
Como
respuesta adicional también debe incluirse los estudios de costo-beneficio de
la implementación del Sistema de Gestión Documental (SGD), ellos responderán al
análisis de comparaciones entre el nuevo sistema, el viejo sistema u otros
existentes en el mercado.
Adicionalmente,
también se debe mencionar la relación del costo con la eficacia en las diferentes
operaciones procesales y documentales, con diagramas adicionales que demuestren
dicho proposito.
Tercera
Fase. Diseño del Sistema de Gestión Documental ( SGD).
Esta fase
supone la consecución de cuatro etapas ineludibles, los mismos que tienen mucho
que ver con el plan global y los objetivos del Sistema de Gestión Documental
(SGD) que se propone:
La
Etapa de Identificación de las Necesidades de Información.
Es una
etapa que permite identificar las necesidades de información en base a demandas
planteadas, esta identificación debe cubrir esencialmente a los usuarios de la
información, y estos suelen clasificarse generalmente en dos tipos de usuarios
claramente diferenciados, es decir Usuarios Internos (los funcionarios en
general) y los Usuarios Externos (aquellos que demandas un servicio a la
organización).
Se trata
en esta ocasión de identificar las necesidades de información entorno a temas,
asuntos generales y asuntos específicos atribuibles a la organización, los
cuales viene desarrollando la institución como actividades cotidianas.
Sin duda
alguna estos parámetros se especifican con mayor detalle en los manuales de
funciones, manuales de organización y reglamentado en sus normas y
procedimientos de la propia organización.
Por otro
lado, es importante identificar los soportes en los cuales suelen requerir los
usuarios, dicha información, la tendencia actual es distribuir en formatos
HTML, CD-ROM y diskettes, y en otras en papel.
Esta
información tiene que ser bidireccional, es decir el sistema comunica al
usuario, como el usuario se comunica con el sistema.
El usuario
tiene que acceder a la información digital desde cualquier plataforma o
sistema, de tal manera que los documentos sean fácilmente identificables y
portables cuando se los requiera. Por otro lado se debe ofrecer la información
con carácter de interactividad hacia el usuario, de tal manera que el mismo
pueda interactuar.
Se sugiere
la aplicación del formato HTML, el mismo que permite una aplicación sencilla en
Internet o en Intranet, por tener ventajas de que el usuario no requiere
mayores aprendizajes sobre el mismo.
En
concreto, las necesidades de información de los usuarios deben estar orientados
a determinar una adecuación del mejor sistema de comunicación en la que se
incluyan esencialmente los formatos, los navegadores o interfases amigables, la
adecuación a plataformas de red y sobre todo que permita la interactividad
usuario-sistema.
La Definición
de documentos que se van a gestionar.
Es
importante mencionar que el concepto de documento que formaría parte del
Sistema de Gestión Documental (SGD) en una organización, no solo es el que
ingresa en él, sino también aquel que se produce, edita y distribuye en la
organización y fuera de ella.
Con ese
marco definido, es importante en esta segunda etapa, definir los tipos
documentales que se producirán, editarán y distribuirán, en este caso se tendrá
que tomar en cuenta todas las normas que existen en esta materia dentro la
organización a la cual pertenece el Sistema de Gestión Documental (SGD) con la
finalidad de que ellos superen los controles de calidad.
Es muy
importante tomar en cuenta en los documentos, los ciclos de vida, las
estructura, el formato y medio físico de los mismos a fin de que sean los más
adecuados a las características del usuario, en este caso son muy importantes
las interfases que ayudan al usuario a comprender el contenido de los
documentos.
También es
importante que la presentación de los documentos esté determinada por el
soporte y el formato, los mismos que se puede digitalizar y diseñar formatos
normalizados con el objetivo establecer hiperenlaces e interfases gráficas.
Por otro
lado es importante tomar en cuenta la producción y distribución de los
documentos, y para ello debemos responder a las siguientes preguntas; Cuándo,
Cómo y Dónde produciremos y distribuiremos nuestros productos documentales?.
También es necesario la producción de documentos secundarios que se presenten
cuando hacen referencia a primarios, como son las listas, catálogos e índices.
Todas las
anteriores características pueden adoptar diferentes formatos, como los HTML,
Documentos tipo Word, Acrobat, Texto, con extensión doc, pdf, y txt. Todas
estas características deben responder a las necesidades del usuario, bajo las
siguientes condiciones:
1. El formato debe
ser absolutamente fiel al original.
2. El formato debe
facilitar su manejo.
3. Debe responder a
la interactividad con el usuario para relacionar los campos.
4. Debe existir un
programa de interpretación de dicho formato (fácil)
Por último
en esta etapa, se planifica la identificación de los documentos gestionados por
el sistema, con propósitos de su adecuada organización, edición y distribución,
en este caso tas Bases de Datos tienen que permitir el almacenamiento y
recuperacion de la memoria institucional y el fondo documental del sistema para
el cual se emplearían las técnicas de archivística y documentación que
conocemos.
Elaborar
el plan de construcción del lenguaje documental.
Esta etapa
se caracteriza por la construcción de un lenguaje de recuperación de
información almacenada que esté normalizado y que permita la clasificación de
los documentos además de la utilización de herramientas que permitan la
indización de documentos electrónicos PDF, TXT, Bases de Datos, para en lo posterior
recuperar a través de búsquedas interactivas basados en las expresiones
booleanas cuyos operadores principales sean AND, OR, NOT además de la
utilización de comodines de truncamiento de palabras sea por campos
específicos.
Estudiar
alternativas tecnológicas para el Sistema de Gestión Documental (SGD).
La última
etapa tiene el objetivo fundamental de aplicar la mejor tecnología que permita:
1. Editar y
difundir los documentos en formato digital de forma ágil y con interfases
amigables.
2. Indizar de
manera automática un conjunto de documentos.
3. Facilitar al
usuario el acceso a los documentos y la información que necesita.
En este
caso las tecnologías más actuales suelen ofrecer diseño de documentos
hipertexto y de interfases gráficas a fin de hacerlas más dinámicas. Se ha
notado que la aplicación de hipertextos permite realizar la indización
asociativa a través de términos seleccionados y establecer hiperenlaces.
Por otro
lado las tecnologías que permiten el trabajo corporativo se basan esencialmente
en el correo electrónico, acceso a bases de datos documentales compartidas,
coordinación basada en el flujo de trabajo.
Las
tecnologías adoptadas tienen que permitir, potenciar y desarrollar el trabajo
corporativo, el trabajo en red, apoyado ineludiblemente en la Intranet, con
plataformas bien definidas.
De lo que
se trata es de recuperar y difundir la información documental haciendo énfasis
a la exhaustividad, pertinencia, precisión, rapidez y economía.
Cuarta
Fase. Implantación del sistema.
Después de
elaborar el plan, analizado y diseñado el Sistema de Gestión Documental, se
debe implementarlo en la vía práctica, para comprobar y realizar las
operaciones materiales e intelectuales que constituyen la cadena documentaria
con la producción, edición y distribución de los productos documentales.
Para esta
fase, es necesario aplicar algunos elementos que se establecieron en el plan,
cual es aplicar según cronograma, las tareas y actividades. Probablemente se
plantee llevar a cabo una prueba piloto por un breve tiempo, a fin de
retroalimentar al sistema.
Quinta
Fase. Control y
mantenimiento del sistema.
Esta
última fase que resulta la más importante de todas, permitirá el
perfeccionamiento de los resultados planteados en sus inicios. Es el momento en
que se expresa el control y la auténtica gestión documental de la organización.
Para ello se debe hacer énfasis en lo siguiente:
El
funcionamiento en este caso se constituye en el principal mecanismo de enlace
con todos los usuarios relacionados con el Sistema de Gestión Documental, el
hecho de mostrar las ventajas del sistema y las inigualables contribuciones a
la gestión administrativa del organismo, y como consecuencia el logro de
objetivos se constituye en el pilar fundamental para entrar en un mundo de
flujo de información y documentación adecuadamente controlada.
Otro
elemento importante es la explotación de las disponibilidades documentales de
la información idóneamente seleccionada para la toma de decisiones en cualquier
nivel de la estructura administrativa de la organización.
Por otro
lado, es sumamente importante realizar de forma permanentemente el
mantenimiento de los documentos en todas sus etapas mismas que constituyen en
la cadena documentaria y especialmente en el ciclo de vida de los documentos.
Son aspectos que sin duda permitirán ingresar a otra era del tratamiento
documental con un Sistema de Gestión Documental basado en la automatización y
la aplicación de las nuevas tecnologías digitales.
A raíz del
control y obviamente del mantenimiento documental en el Sistema, surgen sin
duda, una serie de tareas operativas e intelectuales que hay que manejarlas a
nivel de decisiones, más eficientes, corno es por ejemplo el Archivar y el
Expurgar, procesos que requieren también del apoyo del Sistema de Gestión
Documental de manera implícita. Para ello es necesario entrar en otras áreas
del manejo documental, cuales son temas jurídicos, etc.