La administración y el control del enorme volumen de los
documentos externos e internos, que forman parte de los procesos de negocios en
la administración pública o empresarial, se ha convertido en un reto que ha
promovido la adopción de diferentes herramientas que facilitan su gestión, nos
brindan mejoras importantes en su control y aportan considerables reducciones
de tiempo de búsqueda, manipulación y ahorro de gastos, muy significativos en
nuestros procesos administrativos.
Estos sistemas, cada día son más sofisticados y pueden incluir en su gestión también objetos multimedia como imágenes, audio y video. Aunque se solape con la definición de los Sistemas de Gestión de Contenidos, no queremos confundirlo, ya que el término de Gestión de Contenidos se aplica más específicamente a los objetos y la información usada en un entorno Web.
Según la Wikipedia.org:
"Software de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, que rastrean y almacenan documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos."
Como vemos aquí se ha traducido la palabra "System" por "Software". Normalmente un sistema de gestión documental se compone de software (herramientas / programas) más o menos integrados. La elección de utilizar herramientas individuales o un sistema integrado, depende realmente de la complejidad del proceso que se quiera gestionar y el nivel de integración de los programas con los procesos administrativos.
Hay una gran variedad de "sistemas" de gestión documental. Su funcionalidad puede empezar por algo tan simple como el registro de documentación que entra y sale, hasta permitir un control de procesos tan sofisticados que cubran cada paso del ciclo de vida de un documento, incluyendo sus documentos relacionados, y llegan a automatizar al máximo procesos de negocio que atraviesan varios departamentos.
Es importante resaltar que antes de embarcarse en un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental es imprescindible marcar los objetivos que se quiere alcanzar y hacer un análisis exhaustivo de los procesos a incluir en su gestión. Para ello hay que contar con los servicios de expertos en la materia, que ofrecen orientación hacia la solución más idónea. Sólo así se podrá asegurar que la inversión en el sistema nos aporte los resultados esperados. Hay una larga lista de proyectos que fallaron por subestimar la importancia de una preparación adecuada.
Un sistema de gestión documental avanzado tiene su "corazón" en una base de datos donde la información se encuentra almacenada de tal forma, que puede ser encontrada y recuperada, de forma sencilla y controlada. Pero con almacenar la información de forma estructurada sólo tenemos una parte de la ecuación. El "cerebro" que gobierna el sistema es la lógica del workflow, que permite crear dependencias entre documentos y procesos y enlazar dicha información en unos flujos flexibles y previamente definidos.
Paso indispensable para poder implementar un "workflow" o flujo de trabajo tan sofisticado, es que el máximo de documentación posible se encuentre en formato digital.
Estos sistemas, cada día son más sofisticados y pueden incluir en su gestión también objetos multimedia como imágenes, audio y video. Aunque se solape con la definición de los Sistemas de Gestión de Contenidos, no queremos confundirlo, ya que el término de Gestión de Contenidos se aplica más específicamente a los objetos y la información usada en un entorno Web.
Según la Wikipedia.org:
"Software de gestión documental (en inglés, Document Management System) son todos aquellos programas de ordenador creados para la gestión de grandes cantidades de documentos, que rastrean y almacenan documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos no tienen una organización clara de sus contenidos, al contrario de lo que suele suceder con la información almacenada en una base de datos."
Como vemos aquí se ha traducido la palabra "System" por "Software". Normalmente un sistema de gestión documental se compone de software (herramientas / programas) más o menos integrados. La elección de utilizar herramientas individuales o un sistema integrado, depende realmente de la complejidad del proceso que se quiera gestionar y el nivel de integración de los programas con los procesos administrativos.
Hay una gran variedad de "sistemas" de gestión documental. Su funcionalidad puede empezar por algo tan simple como el registro de documentación que entra y sale, hasta permitir un control de procesos tan sofisticados que cubran cada paso del ciclo de vida de un documento, incluyendo sus documentos relacionados, y llegan a automatizar al máximo procesos de negocio que atraviesan varios departamentos.
Es importante resaltar que antes de embarcarse en un proyecto de implantación de un sistema de gestión documental es imprescindible marcar los objetivos que se quiere alcanzar y hacer un análisis exhaustivo de los procesos a incluir en su gestión. Para ello hay que contar con los servicios de expertos en la materia, que ofrecen orientación hacia la solución más idónea. Sólo así se podrá asegurar que la inversión en el sistema nos aporte los resultados esperados. Hay una larga lista de proyectos que fallaron por subestimar la importancia de una preparación adecuada.
Un sistema de gestión documental avanzado tiene su "corazón" en una base de datos donde la información se encuentra almacenada de tal forma, que puede ser encontrada y recuperada, de forma sencilla y controlada. Pero con almacenar la información de forma estructurada sólo tenemos una parte de la ecuación. El "cerebro" que gobierna el sistema es la lógica del workflow, que permite crear dependencias entre documentos y procesos y enlazar dicha información en unos flujos flexibles y previamente definidos.
Paso indispensable para poder implementar un "workflow" o flujo de trabajo tan sofisticado, es que el máximo de documentación posible se encuentre en formato digital.
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