Ventajas:
- Rapidez y acceso inmediato
-
-
* Acceso instantáneo a toda la
documentación.
-
* Reducción de tiempo de consultas y tareas
de archivo.
-
* Resolución del problema de localización.
-
* Control total sobre la documentación
einformación.
-
* Información compartida entre diferentes
usuarios.
-
* Fácil y rápida distribución o envío de
documentos.
-
- - Ahorro material
-
-
* Ahorro en impresión de documentos
(fotocopias, copias impresas,...).
-
* Eliminación de desplazamientos.
-
* Ahorro de espacio físico.
-
- - Seguridad y fiabilidad
-
-
* Custodia de alta seguridad para
documentos de gran valor o confidencialidad.
-
* Sustitución de documentos impresos por
réplicas electrónicas.
-
* Evita la duplicidad de documentos.
- Posibles
desventajas:
· *
Factor económico, la aplicación de este tipo de
sistemas conlleva una inversión monetaria importante.
·
* Las personas
no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos sensibles en una
computadora o un servidor si los protocolos de seguridad están por debajo del
nivel aceptable
·
* Hay que
definir planes de redundancia (es decir, siempre hay que almacenar la
información en servidor de respaldo secundario que esté ubicado a distancia)
para poder recuperar los datos en caso de robo, incendio o inundación
·
*Riesgo de
violar alguna ley u otros reglamentos de rastreabilidad y resguardo de la
información
Hola,
ResponderEliminarEstoy de acuerdo en que el ahorro en coste y tiempo es primordial para las empresas a la hora de la gestión documental.
Pero existe un problema de fondo y es la falta de DMS eficaces e intuitivos que orienten al cliente. OpenKM posee múltiples funciones, entre ellas podemos encontrar una interfaz amigable que hace que el usuario gestione la documentación pertinente de manera rápida y eficaz. Además se centra en la comunización entre usuarios dentro del mismo gestor, lo que simplifica las tareas de trabajo.
Saludos
No sirve
ResponderEliminarReally a great post, by using document management system and office automation is very helpful and advantageous. It removes the unnecessary spaces and keeps the document safe and secure. Visit us for DMS Workflow India, Document Management System Software, and much more.
ResponderEliminar